Minden termelő vagy kereskedő vállalat előbb-utóbb szembe találja magát ezzel a kifejezéssel: készletgazdálkodás. Tudományosan hangzik, de valójában egy nagyon könnyen megérthető fogalomról van szó. Mi is az a készletgazdálkodás, milyen területei és formái vannak? Hogyan tud segíteni a cégünk profitjának növelésében? Milyen módszerek vannak a hatékonyságának javítására? Érdemes megismerkednünk ezekkel a kérdésekkel, ha hosszú távon is sikeres vállalkozást szeretnénk irányítani. A céges folyamatokban a készletgazdálkodásnak is kiemelet szerepet kell adnunk, hogy a teljes termelési láncunk optimális legyen.
Mi a készletgazdálkodás fogalma?
A készletgazdálkodás az alapanyagok beszerzésétől az értékesítésig terjedő termelési folyamat része. A vállalatnál felhalmozásra kerülő készletek beszerzésével, tárolásával, optimális mennyiségének meghatározásával foglalkozó tevékenység. Nem választható el a megelőző és a követő tevékenységektől, így például a beszerzéstől vagy az értékesítéstől. Készlet alatt azokat az anyagokat, árukat értjük, amelyeket a cég nem használ fel azonnal, hanem raktározni kényszerül. Ez a raktározás lehet rövidebb vagy hosszabb idejű is, nagyban függ az adott terméktől vagy a vállalat tevékenységétől és stratégiájától.
Elsősorban azért van szükség készletre, mivel a különböző termelési és fogyasztási folyamatok eltérő ütemben folynak. Kitűnő példa erre a mezőgazdasági termelés: lehet, hogy őszibarackot éppen december elején szeretnénk enni, de a barackfánk télen nem hoz gyümölcsöt. Ezért a barackot befőtt formájában elraktározzuk, tároljuk és csak akkor nyitjuk ki, amikor szükségünk van rá. De az is elképzelhető, hogy a termékünknek szüksége van a raktározásra. Gondoljunk csak a minőségi sajtokra, amelyeknek akár egészen hosszú idő szükséges, hogy fogyaszthatók legyenek. Érés közben azokat is raktározni, készletezni kell. A készletezés tehát egy összetett folyamat, ennek az optimalizációjában segít a modern készletgazdálkodás.
Milyen készletek vannak?
A készleteket alapvetően két nagy csoportba sorolhatjuk, az elsőbe tartoznak a vásárolt készletek. Ebben az esetben a cégünk valamilyen külső forrásból szerzi be a működéséhez szükséges termékeket. Ezek lehetnek különféle anyagok, mint például az alapanyagok, segédanyagok, üzemanyagok. Közös jellemzőjük, hogy a termelés során felhasználásra kerülnek, a termelési folyamatok átalakítják őket és új késztermékek születnek belőlük. A vásárolt készletek közé tartoznak az áruk, amelyeket a vállalkozás azért szerez be, hogy (profittal) továbbértékesítse azokat. Tipikusan a nagy- és kiskereskedők készletei állnak döntően áruféleségekből. A gyors kiszolgáláshoz elengedhetetlen, hogy megfelelő árukészletet tartsanak maguknál.
A készletek másik nagy csoportja a saját termelésű készletek. Ezeket a vállalatunk állítja elő és lehetnek befejezetlen termelések, félkész termékek, amelyek csak arra várnak, hogy a termelési folyamat következő fázisába lápjenek. Illetve késztermékek, amelyeket a fogyasztóknak történő végső értékesítésig kell raktározni.
Minimális, maximális és optimális készlet
A készletgazdálkodás kapcsán érdemes megismerkednünk még néhány további fogalommal: ezek a minimális, maximális és optimális készlet.
Minimális készlet alatt azt a raktáron lévő termékmennyiséget értjük, amely szükséges ahhoz, hogy a cég a tevékenységét biztonsággal ellássa. Ha ez rendelkezésre áll, akkor a termelés folyamatos, nem áll le készlethiány miatt. A minimális készlet részeként ide kapcsolódik a biztonsági készlet fogalma, amit jellemzően azért szoktak tartani, hogy valamilyen nem várt esemény bekövetkeztekor is folyamatos legyen a termelés, kiszolgálás. Ha esetleg lökésszerű megrendelést kapunk, akkor is tudjuk teljesíteni a vevőink igényeit.
A maximális készlet azt a mennyiséget jelenti, ami felett már jelentősen nőnek a készletezéssel kapcsolatos költségek és nem segíti a cégünk profitjának emelését. Ha túllépjük a maximális készletszintet, akkor az nem jár számunkra előnnyel, nem tudjuk fokozni az értékesítést, viszont a költségvonzata jelentős lehet.
Az optimális készlet értelemszerűen azt a szintet jelenti, ahol a bevételeinket maximalizálni tudjuk, vagyis nem esünk el egyetlen megrendeléstől sem. Ugyanakkor nem veszélyezteti a működést a készletek alacsony mennyisége sem és nincsenek extra raktározási költségeink.
A készletgazdálkodás feladatai
A készletgazdálkodással foglalkozó kollégáknak igazán sokrétű feladatai vannak, nem csak az áru ki és berakodására és a termékek nyilvántartására kell gondolni. Még a tényleges raktározási tevékenység előtt fontos feladat a készletezési stratégia meghatározása. Át kell tekinteni, hogy pontosan milyen termékeket, hol, milyen körülmények között fogunk tárolni. Ehhez kapcsolódik az optimális készletszint meghatározása. Szorosan együtt kell működni a termelést és beszerzést intézőkkel, hogy meg tudjuk mondani minden egyes áruféleségre a minimális készletszintet. Ebből és a raktározási költségek segítségével kiszámíthatjuk az optimális szintet, amelyet majd célként tűzhetünk ki a mindennapi munka folyamán.
A készletgazdálkodás feladata továbbá, hogy folyamatosan nyilvántartsa a raktározott árukat és naprakész adatbázist biztosítson a készleteket használók felé. Ugyancsak lényeges teendő a selejtezés megszervezése és lebonyolítása. A raktárak úgy kell kialakítani, hogy lehetőség szerint a tárolás során ne keletkezzen selejt, de ennek bekövetkeztére fel kell készülni. A megfelelő adminisztrációs és munkafolyamatok megszervezése ugyancsak a készletgazdálkodás feladata. Sokszor háttérbe szorul, de fontos feladat lenne a készletezési folyamatok utólagos elemzése. Annak megvizsgálása, hogy tényleg az optimális készletszintet tartottuk-e az elmúlt időszakban. Illetve hogyan lehetne tovább optimalizálni a készletekkel kapcsolatos döntéseinket.
Készletezési stratégiák
A mindennapi életben sokféle stratégia és gyakorlati eljárás alakítható ki. Ezek természetesen nagyban függenek a tárolt áruktól, a vállalat igényeitől vagy éppen a rendelkezésünkre álló raktárterülettől. Van azonban néhány olyan eljárás, amelyek a gyakorlatban nagy teret nyertek, a cégek széleskörűen alkalmazzák ezeket.
FIFO – First In, First Out
Ahogyan a nevéből is látszik, ezen raktározási rendszer lényege, hogy először az az áru kerül ki a raktárból, amelyik legelőször bekerült oda. Elsősorban azokban az esetekben érdemes igénybe venni, amikor lényeges, hogy a lehető legkevesebb időt töltse az áru a raktárban. Ilyenek lehetnek például az élelmiszerek vagy gyógyszerek, illetve minden gyorsan romló termék. A rendszer lehetővé teszi, hogy minimalizáljuk a raktárban töltött időt. Habár sokféleképpen megvalósítható a gyakorlatban, elsősorban valamilyen állványos rendszerben alkalmazzák. A legolcsóbban megvalósítható, tömbökben történő tárolás nem lehetséges FIFO elv alkalmazásakor, hiszen hozzá kell férni a korábban betárolt áruhoz. Ez egyben azt is jelenti, hogy a FIFO rendszer szerinti készletgazdálkodás jellemzően jelentősebb helyigényű megoldás.
LIFO – Last In, First Out
Ez a raktározási megoldás pontosa az ellenkezője a FIFO elvnek. Mindig az utolsónak betárolt árut kell kiadni, vagyis a legkorábban raktárba került termékek akár hosszú időt is a raktárban tölthetnek. Értelemszerűen akkor van létjogosultsága, amikor az áruk nem romlandóak és nincs jelentősége a tárolási időnek. Segítségével megvalósítható a tömbökben történő tárolás, ami nem igényel bonyolult raktártechnológiát. Ennek megfelelően egy költséghatékony, jó helykihasználású megoldásról beszélhetünk.
JIT – Just In Time
Ez már nem is raktározási, hanem sokkal inkább termelési rendszer, de a modern készletgazdálkodás egyik fontos eleme. Lényege, hogy az alapanyagokat mindig az adott gyártási folyamat pillanatnyi igénye szerint kell biztosítani. A termelés nem korábban felhalmozott nagy raktárkészletekről történik, hanem pontos ütemezés szerint. Ennek megfelelően nincs nagy raktározási költség, hiszen a folyamatok jól tervezettek. Ez kifejezetten igényli a beszállítók precíz munkáját és a magas szintű szervezést, viszont nagyon hatékony termelés és alacsony készletszint érhető el vele.
A termeléshez szükséges készletek beszerzésével, raktározásával és optimális nagyságának meghatározásával foglalkozó tevékenység.
Olyan raktározási rendszer, ahol az először betárolt árut adják ki leghamarabb a raktárból. Romlandó termékek esetén gyakori megoldás.
Ebben a raktározási rendszerben a legutoljára betárolt áru kerül ki először a raktárból. Helytakarékos megoldás, nem romlandó, de gyorsan kiadásra kerülő áruk esetén alkalmazzák.